Rappelons que, conformément à l'article 95, paragraphes 3 et 3-bis, du TUIR, les frais de nourriture et d'hébergement engagés lors de déplacements effectués dehors du territoire communal des salariés et des titulaires de contrats de collaboration coordonnée et continue sont admises en déduction pour un montant quotidien pas plus de :
- 180,76 euros pour les déplacements en Italie ;
- euro 258,23 pour les missions à l'étranger.
Les limites prévues s'appliquent exclusivement aux déplacements effectués hors du territoire communal où est situé le lieu de travail.
Les frais de voyage et de transport ne contribuent pas à ces limites de déductibilité s'ils sont documentés de manière analytique.
Ces limites journalières ne s'appliquent pas, en revanche, aux administrateurs de la société, aux associés inscrits à l'INPS dans la Gestion Commerçants ou Artisans en tant qu'associés travailleurs de la même société ou aux travailleurs autonomes dont la société se sert, pour lesquels s'appliquent les dispositions spécifiques de l'art. 54 du TUIR.
Les frais de subsistance et d'hébergement ainsi que les frais de voyage et de transport effectués par des services publics non de ligne visés à l'article 1 de la loi n° 21/1992 (par exemple, taxis et location de voitures avec chauffeur), ainsi que les remboursements analytiques relatifs aux mêmes frais, engagés pour les déplacements des employés ou versés à des travailleurs indépendants, sont déductibles dans les limites ci-dessus indiquées si les paiements sont effectués par systèmes de paiement traçables.
Aux fins de la déductibilité correcte des frais de déplacement, il est également nécessaire de conserver une documentation justificative adéquate, et notamment :
- pour les frais de transport : billets, reçus, factures ou tout autre document émis par le transporteur ou le prestataire de services ;
- pour les remboursements analytiques : documentation appropriée pour attester de la nature, du montant et de la pertinence des dépenses engagées ;
- pour les services de covoiturage: documentation délivrée par la société prestataire de services, assimilable à la documentation de transport.
Il collegamento tra il viaggio di lavoro effettuato e l'attività lavorativa o professionale svolta deve inoltre risultare, anche mediante ordine di missione, convocazione, corrispondenza commerciale o altra documentazione equivalente. Non è necessario che il documento di spesa sia cointestato (committente/soggetto che ha materialmente sostenuto la spesa), ma è sufficiente che la spesa sia inerente all'attività lavorativa.
Dans le cas où le salarié ou le collaborateur est autorisé à utiliser son propre moyen de transport pour le déplacement, le remboursement kilométrique peut être accordé, déterminé sur la base des barèmes ACI relatifs au véhicule utilisé et aux kilomètres effectivement parcourus.
La documentation doit permettre de vérifier l'autorisation de mission, le trajet effectué, le kilométrage parcouru et le lien avec l'activité professionnelle exercée.
La note de frais doit contenir au minimum les éléments suivants :
- nominatif du sujet en déplacement ;
- date et lieu de la mission;
- motif du déplacement;
- détail analytique des dépenses engagées ;
- mode de paiement utilisé ;
- pièce justificative des dépenses correspondantes.
Sur la note de remboursement de frais, si le total dépasse 77,47 €, une taxe de 2,00 € doit être apposée.
Nous rappelons que seuls les administrateurs de la société, les employés, les associés inscrits à l'INPS dans la Gestion des Commerçants ou Artisans en tant qu'associés travailleurs de celle-ci, et les travailleurs indépendants dont la société se sert, sont habilités à obtenir le remboursement de ces frais.
Ils n'ont, en revanche, aucune légitimité les personnes totalement étrangères à la société et les associés qui ne sont pas des associés travailleurs de celle-ci.
Tout en restant à votre disposition pour tout doute ou demande d'éclaircissement, nous profitons de l'occasion pour vous adresser nos meilleures salutations.