Ricordiamo che, ai sensi dell’art. 95, commi 3 e 3-bis, del TUIR, le spese di vitto e alloggio sostenute in occasione di trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore a:
- euro 180,76 per le trasferte in Italia;
- euro 258,23 per le trasferte all’estero.
I predetti limiti si applicano esclusivamente alle trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale in cui è ubicata la sede di lavoro.
Le spese di viaggio e trasporto non concorrono a tali limiti di deducibilità se documentate analiticamente.
Tali limiti giornalieri non si applicano, invece, agli amministratori della società, ai soci iscritti all’INPS nella Gestione Commercianti o Artigiani come soci lavoratori della stessa o ai lavoratori autonomi di cui la società si avvale, per cui trovano applicazione le specifiche disposizioni di cui all’art. 54 del TUIR.
Le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto effettuate mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’art. 1 della Legge n. 21/1992 (ad esempio taxi e noleggio con conducente), nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti sopra indicati se i pagamenti sono eseguiti con sistemi di pagamento tracciabili.
Ai fini della corretta deducibilità delle spese di trasferta, è inoltre necessario conservare adeguata documentazione giustificativa, ed in particolare:
- per le spese di trasporto: biglietti, ricevute, fatture o altra documentazione rilasciata dal vettore o dal prestatore del servizio;
- per i rimborsi analitici: documentazione idonea a comprovare natura, importo e inerenza delle spese sostenute;
- per i servizi di car sharing: documentazione rilasciata dalla società erogatrice del servizio, equiparabile alla documentazione di trasporto.
Deve inoltre risultare il collegamento tra la trasferta effettuata e l’attività lavorativa o professionale svolta, anche mediante ordine di missione, convocazione, corrispondenza commerciale o altra documentazione equivalente. Non è necessario che il documento di spesa sia cointestato (committente/soggetto che ha sostenuto materialmente la spesa), ma è sufficiente che la spesa sia inerente all’attività lavorativa.
Nel caso in cui il dipendente o il collaboratore sia autorizzato a utilizzare il proprio mezzo di trasporto per la trasferta, può essere riconosciuto un rimborso chilometrico, determinato sulla base delle tabelle ACI relative al veicolo utilizzato e ai chilometri effettivamente percorsi.
La documentazione deve consentire di verificare l’autorizzazione alla missione, il tragitto effettuato, la percorrenza chilometrica e il collegamento con l’attività lavorativa svolta.
La nota spese deve contenere almeno i seguenti elementi minimi:
- nominativo del soggetto in trasferta;
- data e luogo della missione;
- motivazione della trasferta;
- dettaglio analitico delle spese sostenute;
- modalità di pagamento utilizzata;
- allegazione dei relativi giustificativi di spesa.
Sulla nota di rimborso spese se il relativo totale supera euro 77,47, va apposta una marca da bollo da euro 2,00.
Ricordiamo che legittimati ad ottenere il rimborso di tali spese sono soltanto amministratori della società, dipendenti, soci iscritti all’INPS nella Gestione Commercianti o Artigiani come soci lavoratori della stessa e lavoratori autonomi di cui si avvale la società.
Non hanno, invece, alcuna legittimazione i soggetti del tutto estranei alla società ed i soci che non risultino soci lavoratori della stessa.
Nel restare a disposizione per eventuali dubbi o richieste di chiarimento, cogliamo l’occasione per porgere a tutti i nostri migliori saluti.