Recordamos que, a tenor del artículo 95, apartados 3 y 3-bis, del TUIR, los gastos de manutención y alojamiento en los que se incurra con ocasión de desplazamientos efectuados afuera del territorio municipal de los trabajadores dependientes y de los titulares de relaciones de colaboración coordinada y continua se admiten en deducción por un importe diario no superior a:
- 180,76 euros para los desplazamientos de trabajo/viajes en Italia;
- euros 258,23 para los viajes al extranjero.
Los límites predichos se aplican exclusivamente a los desplazamientos realizados fuera del término municipal en el que se encuentra el lugar de trabajo.
Los gastos de viaje y transporte no concurren a tales límites de deducibilidad si están documentados analíticamente.
Estos límites diarios no se aplican, en cambio, a los administradores de la sociedad, a los socios inscritos en el INPS en la Gestión Comerciantes o Artesanos como socios trabajadores de la misma o a los trabajadores autónomos de los que la sociedad se sirve, para los cuales se aplican las disposiciones específicas del art. 54 del TUIR.
Los gastos de manutención y alojamiento, así como los de viaje y transporte realizados mediante servicios públicos no de línea definidos en el artículo 1 de la Ley n.º 21/1992 (por ejemplo, taxis y alquiler de vehículos con conductor), y los reembolsos detallados relativos a los mismos gastos, incurridos por desplazamientos de empleados o pagados a trabajadores autónomos, son deducibles en los límites indicados anteriormente si los pagos se realizan con sistemas de pago rastreables.
A efectos de la correcta deducibilidad de los gastos de desplazamiento, también es necesario conservar la documentación justificativa adecuada, y en particular:
- para los gastos de transporte: billetes, recibos, facturas u otra documentación expedida por el transportista o prestador del servicio;
- para los reembolsos analíticos: documentación adecuada que acredite la naturaleza, el importe y la pertinencia de los gastos incurridos;
- para los servicios de compartir coche: documentación emitida por la empresa proveedora del servicio, equiparable a la documentación de transporte.
Además, debe quedar constancia de la conexión entre el viaje de negocios realizado y la actividad laboral o profesional desempeñada, incluso mediante orden de misión, convocatoria, correspondencia comercial u otra documentación equivalente. No es necesario que el documento de gasto esté a nombre de ambos (comitente/sujeto que ha soportado materialmente el gasto), sino que basta con que el gasto sea inherente a la actividad laboral.
En caso de que el empleado o colaborador esté autorizado a utilizar su propio medio de transporte para el desplazamiento, se podrá reconocer un reembolso por kilómetro, determinado en base a las tablas ACI relativas al vehículo utilizado y a los kilómetros efectivamente recorridos.
La documentación debe permitir verificar la autorización para la misión, la ruta seguida, el kilometraje recorrido y la conexión con la actividad laboral desempeñada.
La nota de gastos debe contener al menos los siguientes elementos mínimos:
- nominativo del sujeto en movimiento;
- fecha y lugar de la misión;
- motivo del viaje;
- detalle analítico de los gastos incurridos;
- forma de pago utilizada;
- adjuntando los justificantes de gastos correspondientes.
En la nota de reembolso de gastos, si el importe total supera los 77,47 euros, se debe aplicar un sello fiscal de 2,00 euros.
Recordamos que solo los administradores de la sociedad, los empleados, los socios inscritos en el INPS en la Gestión de Comerciantes o Artesanos como socios trabajadores de la misma y los trabajadores autónomos de los que se vale la sociedad están legitimados para obtener el reembolso de tales gastos.
En cambio, los sujetos completamente ajenos a la sociedad y los socios que no sean socios trabajadores de la misma carecen de legitimación.
Quedando a su disposición para cualquier duda o solicitud de aclaración, aprovechamos la ocasión para saludarles muy atentamente.