Wir erinnern daran, dass gemäß Art. 95, Absätze 3 und 3-bis, des TUIR die Kosten für Verpflegung und Unterkunft, die im Rahmen von Dienstreisen anfallen raus vom Gemeindegebiet von Arbeitnehmern mit festen Anstellungen und von Inhabern von koordinierten und kontinuierlichen Arbeitsverhältnissen sind in Abzug zugelassen bis zu einem Betrag täglich nicht mehr als:
- 180,76 Euro für Reisen in Italien;
- 258,23 Euro für Auslandsreisen.
Die prognostizierten Grenzen gelten ausschließlich für Fahrten außerhalb des Gemeindegebiets, in dem sich der Arbeitsplatz befindet.
Reise- und Transportkosten zählen nicht zu diesen Abzugsgrenzen, wenn sie analytisch dokumentiert sind.
Diese Tageslimits gelten stattdessen nicht für die Geschäftsführer des Unternehmens, für Gesellschafter, die bei der INPS in der Sparte Händler oder Handwerker als arbeitende Gesellschafter desselben eingetragen sind, oder für Selbstständige, die das Unternehmen in Anspruch nimmt, für die die spezifischen Bestimmungen von Art. 54 des TUIR gelten.
Die Kosten für Unterkunft und Verpflegung sowie Reise- und Transportkosten, die mit öffentlichen, nicht-liniengebundenen Verkehrsmitteln gemäß Artikel 1 des Gesetzes Nr. 21/1992 (z. B. Taxis und Mietwagen mit Fahrer) erbracht werden, sowie die analytischen Erstattungen für dieselben Kosten, die für Dienstreisen von Mitarbeitern anfallen oder an selbstständige Arbeitnehmer gezahlt werden, sind bis zu den oben genannten Grenzen abzugsfähig, wenn die Zahlungen wie folgt erfolgen nachverfolgbare Zahlungssysteme.
Zum Zwecke der ordnungsgemäßen Abzugsfähigkeit der Reisekosten ist außerdem eine entsprechende Belegdokumentation aufzubewahren, insbesondere:
- für Transportkosten: Fahrkarten, Quittungen, Rechnungen oder andere vom Beförderer oder Dienstleister ausgestellte Nachweise;
- für analytische Rückerstattungen: geeignete Unterlagen zum Nachweis der Art, der Höhe und der Relevanz der entstandenen Ausgaben;
- für die Dienste von Carsharing: vom Diensteanbieter ausgestellte Unterlagen, die den Transportdokumenten gleichzusetzen sind.
Es muss auch ein Zusammenhang zwischen der durchgeführten Dienstreise und der ausgeübten beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit bestehen, auch durch einen Auftrag, eine Einladung, Geschäftskorrespondenz oder andere gleichwertige Dokumente. Das Ausgabenbeleg muss nicht auf denselben Namen lauten (Auftraggeber/die Person, die die Kosten tatsächlich getragen hat), sondern es reicht aus, dass die Ausgabe im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit steht.
Im Falle, dass der Angestellte oder Mitarbeiter berechtigt ist, sein eigenes Transportmittel für die Dienstreise zu nutzen, kann eine Kilometrikostenvergütung anerkannt werden, die auf Basis der ACI-Tabellen für das verwendete Fahrzeug und die tatsächlich zurückgelegten Kilometer bemessen wird.
Die Dokumentation muss die Ausrichtung auf die Mission, die zurückgelegte Strecke, die Kilometerleistung und den Bezug zur ausgeübten beruflichen Tätigkeit ermöglichen.
Der Spesenbeleg muss mindestens folgende Mindestangaben enthalten:
- Nominativ des Subjekts auf Reisen;
- Datum und Ort der Mission;
- Reisemotiv;
- detaillierte Aufschlüsselung der angefallenen Ausgaben;
- verwendete Zahlungsmethode;
- Beilegung der entsprechenden Ausgabenbelege.
Auf der Kostenerstattungsnachtrag, wenn der Gesamtbetrag 77,47 Euro übersteigt, muss eine Stempelmarke im Wert von 2,00 Euro angebracht werden.
Wir weisen darauf hin, dass nur die folgenden Personen berechtigt sind, die Erstattung dieser Kosten zu erhalten: Gesellschaftsgeschäftsführer, Angestellte, in der INPS-Verwaltung für Händler oder Handwerker als Gesellschafter-Arbeitnehmer eingetragene Gesellschafter sowie von der Gesellschaft beschäftigte Selbstständige.
Dagegen haben Personen, die mit der Gesellschaft überhaupt nichts zu tun haben, sowie Gesellschafter, die keine Gesellschafter-Mitarbeiter der Gesellschaft sind, keinerlei Berechtigung.
Bei dieser Gelegenheit möchten wir Ihnen unsere besten Grüße ausrichten und stehen Ihnen für eventuelle Zweifel oder Klärungsanfragen gerne zur Verfügung.