Lembramos que, nos termos do art. 95, parágrafos 3 e 3-bis, do TUIR, as despesas com alimentação e hospedagem incorridas por ocasião de viagens de trabalho realizadas fora no município por trabalhadores assalariados e por titulares de contratos de colaboração coordenada e continuada são dedutíveis até um montante de diário não superior a:
- 180,76 euros para viagens dentro da Itália;
- 258,23 euros para viagens ao exterior.
Os limites acima mencionados aplicam-se exclusivamente às viagens realizadas fora do território municipal onde se situa o local de trabalho.
As despesas de viagem e transporte não são contabilizadas para esses limites de dedutibilidade se forem comprovadas por documentação detalhada.
Esses limites diários não se aplicam, no entanto, aos administradores da empresa, aos sócios inscritos no INPS na Modalidade de Comerciantes ou Artesãos como sócios-trabalhadores da mesma, nem aos trabalhadores autônomos contratados pela empresa, aos quais se aplicam as disposições específicas previstas no art. 54 do TUIR.
As despesas com alimentação e hospedagem, bem como as despesas com viagem e transporte realizadas por meio de serviços de transporte público não regular, conforme previsto no art. 1º da Lei nº 21/1992 (por exemplo, táxi e aluguel com motorista), bem como os reembolsos analíticos relativos às mesmas despesas, incorridas para deslocamentos de funcionários ou pagos a trabalhadores autônomos, são dedutíveis dentro dos limites acima indicados se os pagamentos forem efetuados com sistemas de pagamento rastreáveis.
Para que as despesas de viagem possam ser deduzidas corretamente, é necessário, além disso, manter a documentação comprovativa adequada, nomeadamente:
- para despesas de transporte: bilhetes, recibos, faturas ou outra documentação emitida pela transportadora ou pelo prestador do serviço;
- para reembolsos analíticos: documentação adequada que comprove a natureza, o valor e a pertinência das despesas incorridas;
- para os serviços de carro compartilhado: documentação emitida pela empresa prestadora do serviço, equiparável à documentação de transporte.
Além disso, deve ficar comprovada a relação entre a viagem realizada e a atividade profissional exercida, seja por meio de ordem de missão, convocação, correspondência comercial ou outra documentação equivalente. Não é necessário que o documento de despesa esteja em nome de ambos (cliente/pessoa que efetivamente arcou com a despesa), mas basta que a despesa esteja relacionada à atividade profissional.
Caso o funcionário ou colaborador esteja autorizado a utilizar seu próprio veículo para a viagem de serviço, poderá ser concedido um reembolso por quilômetro, calculado com base nas tabelas da ACI referentes ao veículo utilizado e aos quilômetros efetivamente percorridos.
A documentação deve permitir verificar a autorização da viagem, o trajeto percorrido, a distância em quilômetros e a relação com a atividade profissional realizada.
A nota de despesas deve conter, no mínimo, os seguintes elementos:
- nome da pessoa em viagem de serviço;
- data e local da missão;
- motivo da viagem;
- relatório detalhado das despesas incorridas;
- forma de pagamento utilizada;
- apresentação dos comprovantes de despesas correspondentes.
Se o valor total da nota de reembolso de despesas for superior a 77,47 euros, deve ser afixado um selo fiscal de 2,00 euros.
Lembramos que apenas os administradores da empresa, os funcionários, os sócios inscritos no INPS na categoria de Comerciantes ou Artesãos como sócios-trabalhadores da mesma e os trabalhadores autônomos contratados pela empresa têm direito ao reembolso dessas despesas.
Por outro lado, não têm qualquer legitimidade as pessoas totalmente alheias à sociedade e os sócios que não sejam sócios-trabalhadores da mesma.
Permanecendo à disposição para quaisquer dúvidas ou solicitações de esclarecimentos, aproveitamos a oportunidade para estender nossos melhores cumprimentos a todos.